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ParaDM - 電子文件管理系統

概要

ParaDM

ParaDM是一套具備開放式架構、迎合中型市場的電子文件管理系統,提供完善而簡單的文件管理、工作流程、電子表單及造像功能。這款富士施樂文件管理方案的設計絕對滿足客戶需求,確保他們任何時候都可暢快地享用文件管理服務,大大提升機構在善用文件資料的潛能,同時把營運效率發揮至極致。

一直以來,ParaDM已協助不少來自不同業界的知名大型企業,將業務運作流程簡化及自動化,為卓越的營運模式訂立新標準。包括ParaDM在內的富士施樂電子文件管理系統能為您的公司帶來更高效率。


主要特點

中央統一資訊管理

  • ParaDM的文件及程序管理技術,結合系統的SmartFile功能,您只需透過任可一部多功能系統裝置 ,即可管理文件,在任何階段進行文件創造及記錄、自動文件歸檔及分享、安全儲存以及存檔
  • ParaDM的MobileApp讓您可隨時隨地即時檢視資料

ParaDM 套裝的核心模組
ParaDoc

  • 以構建於網頁上的檔管理系統,為所有文件檔建立智慧化的索引,改善搜尋速度,有利存取,並可將之歸檔於離線的儲存媒體中。

ParaFlow

  • 一套程序管理,有效將企業文件的擷取、建立、複閱、批核以及歸檔的生命週期予以自動化。

ParaForm

  • eForm技術,讓使用者可透過網際網路瀏覽器建立電子化表單。

ParaScan

  • ParaScan是一套延展性極強的企業文件擷取解決方案,用以轉換紙本文件成為數位影像。

ParaMobile

  • 流動應用程式讓使用者可複閱或批核訂價要求和商業建議書、檢視實時企業資訊,以及接收緊急訊息,加快落實決定。

優點

ParaDoc

提升滿足度

  • 更有效管理文件,提升整體質量,減低文件出現錯誤的機會

加強保安

  • 設計完善的架構,確保只有指定使用者在指定時間才可擷取重要文件資料,大大提升數據安全度。

改善遵從性

  • 防止重要文件意外被刪除,並且在有需要情況下,及時提供警示。

提高效率

  • 只需按下滑鼠數次,即可找出重要文件,節省時間
  • 既無損保安度,又可令重要資料更易於擷取,有助促進員工合作無間。

中央數據擷取

  • 讓使用者可從不同地點透過一個閘道器檢視文件
  • 高效群集功能,即使遇上網絡故障,也可確保工作順暢執行

ParaFlow
改善生產力

  • 免卻繁冗的分配、路由選擇及監控工作
  • 減輕使用者工作量,讓他們集中精神處理緊急工作

改善質量

  • 確保只有獲授權之使用者,才可批核或複檢所有數據

縮短批核週期

  • 取替連續執行方式,透過同時執行指令,大幅度縮短批核或複檢週期。

改善遵從性

  • 確保機密工作或資料在預設步驟下處理,達至迫切遵從目標。

統制及策略遵從

  • 透過併入所有重要的外部統制及公司內部過程至日常工作步驟,自動確保統制執行

ParaForm
減低損失表單的風險

  • 中央管理表單,配置適當的備份機制

直覺的報告及分析

  • 可從數據庫擷取已輸入數據的表單,用以製作報告或輸出作進一步分析

保證表單之完整

  • 精密的密碼保護程式,確保只有獲授權的使用者才可處理表單

具保護性的表單

  • 有別於紙本表單,ParaForm的電子表單可於重要到期日為使用者提供警示及提示

合作更無間

  • 確保獲授權的使用者能快速批核表單及資料理據

簡易而高效的搜尋

  • 只需按下滑鼠數次,即可讓獲授權的使用者找到表單,節省時間

ParaScan
減低遺失或損壞文件的風險

  • 有別於紙本文件,經妥善管理的電子文件均不會被掉失或損壞

提高生產力和價值

  • 相比紙本文件,電子文件只需較小的儲存空間,讓使用者節省辦公室空間,用以擴展業務

簡化擷取

  • 只需按下滑鼠,獲授權之使用者即能從任何地點找出電子文件

合作更無間

  • 使用者可在不改動原文內容或意思的情況下,隨意在新版的電子文件添加註釋和備注

改善文件的管理 

  • 大大強化對電郵、傳真及報告等的控制